Rabu, 09 Januari 2013

Langkah-langkah Mengolah Data pada Ms. Excel


Langkah-Langkah Membuat Laporan Tahunan:

1. Buka Mc.Excel dari komputer anda
    buka menu start ambil microsoft dan microsoft excel

2. Buat sheet sebanyak 20 sheet , dan beri nama sheet dengan nama bulan, tapi anda bisa mengganti nama itu dengan angka saja seperti januari untuk angka 1, februari angka 2, dan seterusnya.
cara praktis untuk menambah sheet adalah
klik kanan+insert+ok+F4 (klik sesuai jumlah sheet yang dibutuhkan)
sheet 1 : data
sheet 2 : 1 (januari)
sheet 3 : 2 (februari)
sheet 4 : 3 (maret)
sheet 5 : TW1
sheet 6 : 4 (april)
sheet 7 : 5 (mei)
sheet 8 : 6 (juni)
sheet 9 : TW2
sheet 10 : SMT1
sheet 11 : 7 (juli)
sheet 12 : 8 (agustus)
sheet 13 : 9 (september)
sheet 14 : TW3
sheet 15 : 10 (oktober)
sheet 16 : 11 (november)
sheet 17 : 12 (desember)
sheet 18 : TW4
sheet 19 : SMT2
sheeet 20 : Tahun
3. Pada sheet 1 sheet data, buatlah data sesuai yang ada butuhkan. disheet ini juga bisa ditambahkan nama instansi, kab/kota, tahun. data ini berupa tabel dengan format tabel, target, pelopor dan pimpinan.

pada format bulan ubah name box menjadi nama bulan seperti januari (jan) dan seterusnya.
pada format pelopor buat name box menjadi natgpjan pada bulan januari dan seterusnya
pada format pimpinan buat name box menjadi napimjan pada bulan januari dan seterusnya 
4. pada sheet 2 buat tabel sesuai dengan jenis data yang akan anda buat, buat judul laporan dengan formula :
=JUDUL&"PUSKESMAS"&PKM&" "&KAB"BULAN"&JAN&"TAHUN"&TAHUN

5. pada format tabel yang telah dibuat tuliskan comment pada tabel itu
    langkah
a. letakkan kursor pada bagian tabel yang akan dicomment
b. klik kanan
c. insert comment
d. ketik comment yang akan anda buat
e. tulisan pada comment juga bisa diatur sesuai yang kita inginkan

6. edit tabel yang akan dibuat dengan menggunakan formula yang terdapat pada menu bar seperti :
Jumlah data di tabel dengan formula  =SUM
untuk merata-ratakan data ditabel dengan formula =AVERAGE
untuk menghitung data yang dibutuhkan dengan formula =COUNTIF


7. buatlah catatan pada bawah tabel yang telah anda buat dengan formula:
="catatan: pada bulan "&JAN&" ini, jumlah posyandu yang perlu dibina D/S nya adalah "&countif (K7:K17,"BINA" posyandu dan N/D nya sebanyak "&countif(L7:L17,"BINA")&"posyandu"

8. buat tanggal pembuatan dengan formula :
=TEMPAT",5 "&FEB&" "&TAHUN

9. buat pimpinan puskesmas dengan formula:
="pimpinan puskesmas"&" "&PKM

10. buatlah grafik untuk menambah data anda pada mic excel
       dengan cara :
       a. Blok data yang ingin dibuat dalam bentuk grafik
       b. pilih insert
       c.chart
       d.pilih jenis chart yang akan dibuat
       e.klik next - finish
       f. anda bisa mengedit tampilan grafik anda sesuai selera


Tulisan ini juga dapat dilihat pada blog saya yan lain  (KLIK)


10. copy kan data pada sheet kedua untuk bulan berikutnya, dan ubah judul dengan formula yang ada pada sheet 1 dengan mengunah "JAN" menjadi "FEB"
11. Buatlah dalam bentuk tabel data-data yang akan dibuat di sheet dua.
      Sesuikan data dalam diagram dengan cara:
      klik kanan pada diagram > select data > pada daftar sheet dibawah pilihnya sesuai dengan  bulan yang akan diubah > blok data yang diinginkan > ok.

12. edit semua formula yang terdapat pada sheet data bulan januari dengan mengubah "JAN" menjadi bulan berikutnya.

13.  grafik pada sheet berikutnya sesuai dengan data pada bulan itu, pembuatan grafik sama seperti pada sheet satu

14. untuk memudahkan pemindahan tabel pada semua sheet, copy semua data pada cell kosong disamping cell A lalu copy dan pastekan pada semua sheet.

15. jika sheet anda sudah selesai semuanya, untuk menjamin keamanan mic. excel yang telah anda buat, anda bisa protect sheet anda
dengan cara :
ctrl+1 > tools > protection > ketik password yang akan anda gunakan untuk memprotect sheet anda > ok

16. laporan tahunan anda telah selesai dan anda bisa mengedit tampilan yang anda inginkan dengan berbagai aplikasi yang terdapat pada mic. excel


Tulisan ini juga dapat dilihat pada Blog saya yang lain (KLIK)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar